Dobry piknik firmowy zaczyna się dużo wcześniej niż w dniu rozstawienia namiotów. Najpierw trzeba uporządkować tego, dla kogo przygotowywane jest spotkanie i co ma ono osiągnąć, a kolejne decyzje podejmować już na podstawie jasno zdefiniowanych potrzeb Inaczej planuje się kameralne spotkanie pracowników, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług może utrudnić późniejszą logistykę. Uporządkowany brief ogranicza liczbę przypadkowych zmian w późniejszych etapach a zespół przygotowujący wydarzenie zyskuje większą kontrolę nad całym przedsięwzięciem.
Dobry piknik zaczyna się od właściwych pytań
Łatwo rozpocząć przygotowania od przeglądania urządzeń, konkursów i pokazów, choć bardziej praktyczne okazuje się poznanie struktury zaproszonej grupy. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien uwzględniać różne grupy wiekowe. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć zadania wymagające współpracy. Celem nie powinno być wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Warto także ustalić proporcję dorosłych i dzieci, możliwości parkingowe oraz oczekiwany poziom swobody programu. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ czas wydarzenia determinuje sposób rozłożenia poszczególnych aktywności. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, organizacja staje się bardziej podatna na chaos.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Lokalizację dobrze analizować pod kątem powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także zaplecza sanitarnego. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Trzeba przewidzieć też rozmieszczenie stref w taki sposób, aby uczestnicy przemieszczali się naturalnie.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają bezpiecznego odstępu, dlatego nie powinno się rozmieszczać ich dopiero podczas montażu. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy zaplecze techniczne działa w tle.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Samo zestawienie cen mówi niewiele, jeśli nie uwzględnia wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Trzeba sprawdzić, jakie elementy są rzeczywiście zawarte w wycenie takie jak obsługa techniczna, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Szczególnie ważne jest ustalenie odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, ktoś musi połączyć wszystkie harmonogramy w jeden spójny plan. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Nawet bardzo dokładnie przygotowana impreza plenerowa może zostać wystawiona na próbę przez pogodę lub opóźnienia. Zapasowy scenariusz nie powinien być oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, jakie elementy wymagają zadaszenia, a także jak zostanie zmieniony harmonogram.
Praktyczne zabezpieczenie wydarzenia uwzględnia ponadto problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale da się wcześniej ustalić sposób reagowania na najbardziej prawdopodobne trudności. Przydatne okazuje się przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Wartościowy piknik firmowy nie polega na maksymalnym rozbudowaniu programu. Znacznie ważniejsze są spójne założenia, koordynacja wykonawców i gotowość na zmianę warunków. Kiedy te elementy tworzą jeden system, uczestnicy mogą po prostu korzystać z wydarzenia a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+